訪問介護の業務の効率化は、いまや避けて通れない極めて重要なテーマだ。なかでも特に、シフトの作成・管理の最適化は優先度が高い。【Joint編集部】

まさに事業運営の根幹なす中核的な業務だが、その負担は計り知れない。管理者やサービス提供責任者は、日々の複雑な予定の調整や変更連絡などのやり取りに追われるだけでなく、精神的な負担までも抱え込むことが少なくない。

こうした課題に応える存在として、訪問介護事業所の運営支援に特化した介護ソフト「カイビズプラットフォーム」が支持を集めている。

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「カイビズプラットフォーム」は、訪問介護の現場の声を徹底的に拾い上げ、業務の実態に即した“必要な機能だけ”を搭載したことが特徴だ。シフト管理、介護記録、国保連・利用者請求という3つの事務をワンストップで完結できる。

介護保険・障害福祉の双方に対応し、複数のシステム・アプリを行き来する煩わしさをなくした。ベテランヘルパーらの声も踏まえ、あえて高機能化よりも使いやすさを重視したという。

◆ 一連のシフト関連業務を大幅に削減

なかでも「シフト管理機能」は評価が高い。訪問介護計画書に基づいて週間サービス予定を作成すると、利用者ごとの訪問予定や支援内容に基づいた勤務スケジュールがシフト上に反映され、国保連請求や利用者請求にもつなげられる。ヘルパーの実施記録の登録、サービス提供責任者の承認をもって実績に反映されるため、予実の突合作業が大幅に削減される仕組みだ。あわせて、請求業務の転記ミスや作業時間も大幅に削減できる。

直観的に操作できるシフトカレンダーは、日・週単位の切り替えやドラッグ＆ドロップによる予定の変更が可能。利用者やスタッフごとに色分けされ、誰がどの時間にどこへ訪問するかが一目で把握できる。新規作成、カレンダー操作、サービス計画に基づく一括登録という3通りの方法で予定を組めるため、長期的なシフト管理も柔軟に対応できる。

日々の業務を下支えする工夫も随所に盛り込まれている。シフト変更時のスタッフへの自動通知、報告・指示伝達機能の標準搭載、加算・減算の登録方法の簡素化などがその例だ。伝達漏れや認識相違を防ぎ、特定事業所加算の算定要件も満たすことができる。

導入効果を改めて整理すると、シフトの抜け漏れ防止、シフト調整の効率化、スタッフへの情報伝達の簡略化などがあげられる。まさに業務の負担軽減と質の改善を同時にかなえる生産性向上のツールだ。

開発元のユースタイルラボラトリーは、重度訪問介護や障害者グループホームなどの事業所を全国の約160ヵ所で展開し、経営支援サービス「カイビズ」でも多くの事業所をサポートしてきた経験を持つ。この実績をもとに生まれた「カイビズプラットフォーム」だからこそ、訪問介護の持続可能性を支える新たなソリューションとして注目を集めている。

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