「これならみんな馴染みがあってとっつき易いでしょう。ICTが苦手な職員でも気軽に使い始められます」
三重県伊賀市の社会福祉協議会の担当者はそう話す。無料で十分な機能を使えることも、実際に採用へ至る決め手になったという。【Joint編集部】
仕事に特化して使うLINE「LINE WORKS（ラインワークス）」の話だ。
介護現場では今、職員間でコミュニケーションをとるための専用ツールを導入する事業所が増えている。普段から使っているLINEの利便性をイメージしてくれればいい。トーク、グループトーク、通話、ビデオ通話、写真・資料・ノートの共有 − 。これらをすぐに、いつでもどこでも、社内共通の方法として行っていけるようになる。
■ 有事に欠かせない迅速な情報連携
ここにきて介護現場が関心を寄せている背景には、業務の効率化や生産性の向上を図る機運が以前より高まっていることがあるが、必ずしもそれだけではない。運営基準の厳格化を見据えて今から準備を、という事業所も多いのが実情だ。自然災害などに備えたBCP（業務継続計画）の策定が義務付けられるため、少なからぬ事業所が既に具体的なアクションを起こし始めている。
「平時、有事の情報共有の体制、情報伝達フローの構築がポイント。関係者の連絡先、連絡フローの整理が重要」
昨年末に公表された国の”BCPガイドライン“に明記された一文だ。地震や豪雨といった万が一の時、高齢者らにとって必要なサービスを維持していくためには、迅速な情報連携とそれに基づく的確な判断が欠かせない。使い勝手の良いモバイルのコミュニケーションツールは今後、介護現場でも非常に重要なインフラになっていくと考えられている。
訪問介護や通所介護、居宅介護支援、小規模多機能などを運営する伊賀市の社協は今回、こうした業界の流れも踏まえてLINE WORKSの導入を決めた。どんな課題を抱えていたのか、なぜLINE WORKSを選択したのか。平井俊圭会長、内田崇之法人運営部長がオンラインで取材に応じてくれた。
■ 人数が多くても複数アカウントで無料
−− 現在、介護現場のコミュニケーションにどんな課題を抱えていますか？
平井会長：正直に言ってICT化が進んでいない現状があります。短い伝言だけでも電話をかけたり、本来なら省ける紙の書類を多用したり…。既存のシステムも一応ありますが、事務所のデスクトップでなければ処理できないこともしばしばです。地域で在宅サービスを提供しているわけですから、場所を選ばない簡便なツールが必要だと常々感じてきました。
−− なぜLINE WORKSを選んだのですか？
平井会長：組織としてのICT化が十分に確立されていないなかで、職員が必要性に駆られて、自発的にプライベートのLINEでやり取りしている実態がありました。LINEと使い勝手が変わらないLINE WORKSならきっとみんなが受け入れやすいだろう、ということで選択しました。やっぱりそれが一番ですね。あとは無料だということでしょうか。
−− 全くお金がかからないのでしょうか？
内田部長：100人のメンバーまでなら完全無料です。我々には300人ほどの職員がおり、ゆくゆくはその全員に参加してもらおうと考えていますので、最初はコストが気になりました。我々の場合は、まずは無料で体制を構築したいと考えましたので、部署ごとなど100人未満のアカウントを複数作り、それを相互に連携させることで、無料のままで全員との連絡体制を作成できています。
■「災害が増えている今だからこそ」
−− 業務の効率化につなげられそうですか？
内田部長：そうしなければいけません。日常的なコミュニケーションはもちろんですが、介護など生活上の支援が必要な人を支えるという我々の役割を考えると、災害時の対応も極めて重要になってきます。従来の緊急連絡網は電話でのやり取りを想定したものですが、例えば安否確認などの重要な連絡が伝言ゲームのようにならざるを得ません。必要な職員全員に伝えるべき情報を伝える、ということも困難でしょう。一定の組織改編や異動などがあった後だと、ほとんど役に立たないことだって考えられます。
こうした課題を一気に解決し、より迅速かつ正確に対応できるようにしたいと思っています。自然災害が増えている今だからこそ備えなければいけません。国がBCPの策定を義務付けたことも、やはり1つのきっかけにはなりました。
−− BCPの観点からみても、ICTが苦手な職員への対応は課題になりそうです。
平井会長：そうした職員がいることも織り込んでICT化を進めていきます。まずは組織として方針を明確に示すことが大事ではないでしょうか。国をあげてDXを進めていこうという時代にあって、我々だけが取り残されてしまうことは避けなければいけません。
ICTを苦手とする職員には、従来通りの働き方も認めつつ、十分な支援をしていきたいと考えています。仕事を効率化できる、利用者と向き合う時間が増えるなどメリットは多いですから、丁寧に伝えていけば分かって頂けるはずです。LINE WORKSを導入するプロセスでは、実際にどんな支援が求められているかということが我々にも見えてくるでしょう。組織全体として前進できるよう、現場に寄り添った施策を検討していこうと考えています。
■ コロナの感染情報も瞬時に共有
LINE WORKSは仕事で使うために最適化されたアプリ。LINEの使用感はそのままに、業務上のコミュニケーションに必要な機能、スタンプが幅広く用意されている。リアルタイムのやり取り、情報・知識のシェアに使う「トーク」、利用者の状態像の変化、必要な申し送りを多職種で共有・管理できる「ノート」、担当者会議や親族との面会にも使える「ビデオ通話」などが特に人気だ。国際認証を取得した高いレベルのセキュリティも介護現場にとっては大きな魅力となる。
実際に導入するとどんなメリットが得られるのか？ 愛知県で介護付きホームやグループホームなどを展開するメグラスは、ムリ、ムダ、ムラがないタイムリーな情報共有を実現できたという。広報などを担当する浅井有希子さんは、「関係者に新型コロナウイルスの感染者が出た時も、グループトークで全ての職員と即座に状況を共有できた」と説明。「ハラスメント対策のホットラインとしても活用している。介護職を守っていくうえでも有用なツール」と話している。
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設立 ：2015年6月3日